Σε τι χρησιμεύει η επιθεώρηση στα καταλύματα προσωπικού
Η επιθεώρηση στα καταλύματα προσωπικού είναι μια καταγραφή με ημερομηνία για την κατάσταση, τους μετρητές και τον εξοπλισμό ενός δωματίου. Γίνεται μία φορά όταν ξεκινά η διαμονή και μία όταν τελειώνει.
Απαντά δίκαια σε ένα ερώτημα: τι άλλαξε σε αυτή τη διαμονή και ποιος ευθύνεται;
Παραλείπεται εύκολα. Οι αφίξεις συγκεντρώνονται σε λίγες φορτωμένες μέρες και η επιθεώρηση εξόδου χάνεται στην τελευταία εβδομάδα της σεζόν.
Χωρίς καταγραφή εισόδου, μια ζημιά που βρίσκετε στην επιθεώρηση εξόδου δεν μπορεί να χρονολογηθεί. Είτε το κόστος το απορροφά ο εργοδότης, είτε κατηγορείται κάποιος χωρίς στοιχεία. Σε μισθωμένο κτίριο, δεν μπορείτε επίσης να δείξετε στον ιδιοκτήτη ακινήτου τι υπήρχε ήδη.
Και τα δύο βλάπτουν. Το πρώτο κοστίζει χρήματα. Το δεύτερο κοστίζει την εμπιστοσύνη των ανθρώπων που θέλετε να ξαναπροσλάβετε.
Μια σωστή λίστα ελέγχου το αποτρέπει με τέσσερα σημεία ελέγχου ανά διαμονή.
| Σημείο ελέγχου | Ποιος το κάνει | Πότε | Γιατί μετράει |
|---|---|---|---|
| Είσοδος από την ομάδα | Ομάδα στέγασης | Πριν πάρει το κλειδί ο εργαζόμενος | Επιβεβαιώνει ότι το δωμάτιο είναι έτοιμο και καταγράφει την αρχική του κατάσταση |
| Είσοδος από τον ένοικο | Ο εργαζόμενος που μπαίνει | Τις πρώτες μέρες μετά την εγκατάσταση | Σημειώνει ό,τι ξέφυγε από την ομάδα, ώστε να μη χρεωθεί ποτέ γι' αυτό αργότερα |
| Έξοδος από τον ένοικο | Ο εργαζόμενος που φεύγει | Πριν μαζέψει τα πράγματά του | Καταγράφει το δωμάτιο όπως το αφήνει |
| Έξοδος από την ομάδα | Ομάδα στέγασης | Πριν φύγει ο εργαζόμενος | Η τελική καταγραφή, που συγκρίνεται με την καταγραφή εισόδου |
Τι καταγράφετε σε κάθε επιθεώρηση
Καταγράψτε τα ίδια τέσσερα πράγματα, με την ίδια σειρά, στις επιθεωρήσεις εισόδου και εξόδου. Έτσι οι δύο καταγραφές συγκρίνονται γραμμή προς γραμμή.
1. Ενδείξεις μετρητών, με φωτογραφία
Φωτογραφίστε κάθε μετρητή ώστε να διαβάζονται καθαρά η ένδειξη και ο αριθμός του. Γράψτε την ένδειξη δίπλα στη φωτογραφία.
Καταγράψτε οπωσδήποτε ρεύμα και νερό. Προσθέστε αέριο ή θέρμανση όπου το δωμάτιο ή το διαμέρισμα έχει δικό του μετρητή. Η φωτογραφία λύνει διαφωνίες που ένας γραμμένος αριθμός δεν λύνει, και η διαφορά ανάμεσα σε είσοδο και έξοδο δείχνει τι καταναλώθηκε πραγματικά.
2. Φωτογραφίες ανά χώρο
Περάστε από όλους τους χώρους με σταθερή σειρά: είσοδος, υπνοδωμάτιο, μπάνιο, κουζινάκι, μπαλκόνι. Τραβήξτε μια ευρεία φωτογραφία κάθε χώρου από την πόρτα.
Μετά τραβήξτε κοντινές φωτογραφίες σε τοίχους, πάτωμα, στρώμα, έπιπλα, παράθυρα και ό,τι έχει ήδη σημάδια. Ένα σύντομο βίντεο χρησιμεύει ως γρήγορη περιήγηση. Στην έξοδο κρατήστε την ίδια σειρά και τις ίδιες γωνίες.
3. Εξοπλισμός δωματίου
Γράψτε τι πρέπει να υπάρχει στο δωμάτιο. Σημειώστε για κάθε αντικείμενο αν υπάρχει, λείπει ή είναι χαλασμένο. Μια σταθερή λίστα ανά τύπο δωματίου κάνει τη δουλειά γρήγορη και δεν αφήνει πράγματα να χάνονται από τον έναν ένοικο στον επόμενο.
4. Υπάρχουσες ζημιές
Σημειώστε κάθε σημάδι, κόψιμο, λεκέ, ρωγμή και βλάβη, με φωτογραφία, σύντομη περιγραφή και το σημείο όπου βρίσκεται. Είναι το πιο σημαντικό κομμάτι της καταγραφής εισόδου. Ό,τι γράφεται εδώ ανήκει στο δωμάτιο, όχι στον άνθρωπο που μπαίνει.
Η λίστα ελέγχου εισόδου
Εκτυπώστε την ή χρησιμοποιήστε την ως πρότυπο για μια ψηφιακή λίστα. Σημειώστε κάθε σημείο, προσθέστε φωτογραφία και γράψτε ό,τι λείπει, είναι χαλασμένο ή έχει σημάδια.
Πριν από την παράδοση του κλειδιού (είσοδος από την ομάδα)
- Δωμάτιο καθαρό, κρεβάτια στρωμένα, προστατευτικό στρώματος στη θέση του
- Μετρητές ρεύματος, νερού και αερίου ή θέρμανσης φωτογραφημένοι, με την ένδειξη γραμμένη
- Ευρεία φωτογραφία κάθε χώρου από την πόρτα
- Τοίχοι, πάτωμα, ταβάνι και παράθυρα ελεγμένα για σημάδια, υγρασία ή ρωγμές
- Στρώμα ελεγμένο και από τις δύο πλευρές για λεκέδες ή φθορές
- Κλιματιστικό ή θερμάστρα σε λειτουργία, με το τηλεχειριστήριο
- Φώτα, πρίζες, ζεστό νερό και ντους σε λειτουργία
- Κλειδιά ή κάρτες μετρημένα και δοκιμασμένα
- Ανιχνευτής καπνού στη θέση του και σε λειτουργία
- Υπάρχουσες ζημιές φωτογραφημένες και περιγραμμένες
Εξοπλισμός δωματίου (προσαρμόστε ανά τύπο δωματίου)
| Αντικείμενο | Τι ελέγχετε |
|---|---|
| Κρεβάτι και στρώμα | Σταθερός σκελετός, στρώμα καθαρό και από τις δύο πλευρές, προστατευτικό |
| Μαξιλάρια, σεντόνια, πετσέτες | Πόσα ανά κρεβάτι, καθαρά, χωρίς σκισίματα ή λεκέδες |
| Ντουλάπα και κρεμάστρες | Πόρτες και μεντεσέδες λειτουργούν, κρεμάστρες μετρημένες |
| Γραφείο, καρέκλα, πορτατίφ | Σταθερά, χωρίς φθορές, το πορτατίφ ανάβει |
| Κουρτίνες ή στόρια | Γερές βέργες, χωρίς σκισίματα, συσκοτίζουν σωστά |
| Ψυγείο | Ψύχει, λάστιχο πόρτας σε καλή κατάσταση, καθαρό εσωτερικά |
| Βραστήρας ή βασικά σκεύη | Λειτουργούν, μετρημένα |
| Κλιματιστικό ή θερμάστρα | Λειτουργεί σε όλες τις ρυθμίσεις, με το τηλεχειριστήριο |
| Είδη μπάνιου | Βρύσες, ντους, καζανάκι, καθρέφτης, εξαερισμός |
| Κλειδιά ή κάρτες | Πόσα παραδόθηκαν, όλα δοκιμασμένα |
Τις πρώτες μέρες (είσοδος από τον ένοικο)
- Ο εργαζόμενος που μπαίνει ελέγχει το δωμάτιο και προσθέτει ό,τι ξέφυγε από την ομάδα
- Σημειώνει για κάθε αντικείμενο αν υπάρχει, λείπει ή είναι χαλασμένο
- Ό,τι λείπει ή είναι χαλασμένο δηλώνεται ως αίτημα επισκευής και δεν μένει σε ένα σημείωμα
- Επιβεβαιώνει ότι οι ενδείξεις των μετρητών συμφωνούν με όσα βλέπει
Η λίστα ελέγχου εξόδου
Η επιθεώρηση εξόδου επαναλαμβάνει την καταγραφή εισόδου, με την ίδια σειρά. Κάθε γραμμή έχει ένα πριν και ένα μετά.
Έξοδος από τον ένοικο
- Τα προσωπικά αντικείμενα έχουν φύγει και το δωμάτιο είναι αρκετά καθαρό
- Για κάθε αντικείμενο σημειωμένο αν υπάρχει, λείπει ή είναι χαλασμένο
- Φωτογραφίες κάθε χώρου, με την ίδια σειρά όπως στην επιθεώρηση εισόδου
- Κάθε ζημιά δηλωμένη με ειλικρίνεια, με μια σημείωση για το τι συνέβη
Έξοδος από την ομάδα
- Τελικές ενδείξεις μετρητών φωτογραφημένες και γραμμένες
- Φωτογραφίες ανά χώρο από τις ίδιες γωνίες με την είσοδο
- Εξοπλισμός μετρημένος με βάση τη λίστα παραλαβής δωματίου
- Κλειδιά ή κάρτες επιστράφηκαν και μετρήθηκαν
- Κάθε εύρημα σημειωμένο ως υπάρχον (καταγράφηκε στην επιθεώρηση εισόδου) ή νέο
- Κάθε νέα ζημιά περιγραμμένη, φωτογραφημένη και με ρεαλιστικό κόστος επισκευής
- Όσες επισκευές χρειάζονται πριν μπει ο επόμενος ένοικος καταχωρισμένες ως αιτήματα
Πώς ξεχωρίζετε τη νέα ζημιά από την υπάρχουσα
Μια ζημιά είναι νέα μόνο αν λείπει από την καταγραφή εισόδου και ξεπερνά τη φυσιολογική φθορά για τη διάρκεια της διαμονής. Όλα τα άλλα ανήκουν στο δωμάτιο. Εξετάστε κάθε εύρημα με αυτή τη σειρά.
- Βρείτε το ίδιο σημείο στις φωτογραφίες εισόδου. Αν η ζημιά φαίνεται εκεί, είναι υπάρχουσα. Κλείστε το θέμα.
- Ελέγξτε τις σημειώσεις εισόδου της ομάδας και τον έλεγχο εισόδου του ίδιου του ενοίκου. Αν κάποιο από τα δύο την αναφέρει, είναι υπάρχουσα, ακόμη κι αν η φωτογραφία δεν είναι καθαρή.
- Αν είναι νέα, κρίνετε αν πρόκειται για φθορά ή για ζημιά. Μια σεζόν κανονικής χρήσης αφήνει σημάδια.
- Αν είναι ζημιά, καταγράψτε ρεαλιστικό κόστος επισκευής, όχι την τιμή ενός καινούργιου αντικειμένου.
- Δείξτε στον εργαζόμενο τις φωτογραφίες πριν και μετά και ακούστε την πλευρά του πριν αποφασιστεί οτιδήποτε.
| Συνήθως φυσιολογική φθορά | Συνήθως ζημιά |
|---|---|
| Ελαφριά σημάδια στον τοίχο δίπλα στο κρεβάτι ή στην πόρτα | Τρύπες, καψίματα ή μεγάλοι λεκέδες στους τοίχους |
| Πάτωμα φθαρμένο στα σημεία όπου περπατούν όλοι | Καψίματα, βαθιές γρατζουνιές ή λεκέδες από χυμένα υγρά |
| Κουρτίνες ξεθωριασμένες από τον ήλιο | Σκισμένες κουρτίνες ή σπασμένες βέργες |
| Πόμολο που χαλάρωσε μετά από μήνες χρήσης | Πόρτα ή ντουλάπα βγαλμένη από τους μεντεσέδες |
| Στρώμα ελαφρώς βουλιαγμένο | Στρώμα λερωμένο, σκισμένο ή καμένο |
Τρία πράγματα κρίνουν τι θεωρείται φυσιολογική φθορά: πόσο κράτησε η διαμονή, πόσα άτομα έμεναν και ποια είναι η ηλικία και η κατάσταση κάθε αντικειμένου.
Μη χρεώνετε την τιμή ενός καινούργιου αντικειμένου όταν το παλιό ήταν ήδη φθαρμένο. Μια μοκέτα που ήταν ήδη αρκετών ετών δεν αξίζει όσο μια καινούργια.
Η δικαιοσύνη έχει και πρακτική αξία. Οι εποχικοί εργαζόμενοι μιλούν μεταξύ τους, και μία άδικη χρέωση μπορεί να είναι ο λόγος που κάποιοι δεν θα ξανάρθουν την επόμενη σεζόν. Μια σαφής διαδικασία με φωτογραφίες προστατεύει τους προσεκτικούς εργαζόμενους όσο και τα κτίριά σας.
Κοινόχρηστοι χώροι: κουζίνες, μπάνια και πλυσταριά
Οι κοινόχρηστοι χώροι χρειάζονται δικές τους επιθεωρήσεις. Μια ζημιά εκεί δεν εντοπίζεται μέσα από την καταγραφή εισόδου κάποιου δωματίου.
Αντιμετωπίστε κάθε κοινόχρηστη κουζίνα, μπάνιο, πλυσταριό ή σαλόνι ως ξεχωριστό χώρο, με δική του λίστα εξοπλισμού: ψυγείο, κουζίνα, φούρνο μικροκυμάτων, πλυντήριο, κουβέρτα πυρόσβεσης, πυροσβεστήρα, τραπέζια και καρέκλες.
Κάντε μια αρχική επιθεώρηση όταν ο χώρος μπαίνει σε χρήση. Μετά επιθεωρήστε τον σε σταθερό πρόγραμμα, για παράδειγμα στην αρχή, στη μέση και στο τέλος της σεζόν, όχι ανά διαμονή.
- Καταγράψτε ποιοι έχουν πρόσβαση σε κάθε χώρο, ώστε να ξέρετε ποιοι τον χρησιμοποιούν
- Αφήστε το προσωπικό να δηλώνει προβλήματα στους κοινόχρηστους χώρους τη στιγμή που συμβαίνουν, με φωτογραφία
- Μη μοιράζετε από προεπιλογή μια κοινή ζημιά σε όλους. Αν δεν μπορείτε να δείξετε ποιος την προκάλεσε, αντιμετωπίστε την ως λειτουργικό κόστος του κτιρίου
- Παρακολουθήστε τα προβλήματα που επαναλαμβάνονται σε κάθε χώρο. Συχνά δείχνουν μια φθαρμένη συσκευή ή έναν κανόνα που λείπει, όχι έναν απρόσεκτο εργαζόμενο
Πότε γίνεται κάθε επιθεώρηση
Προγραμματίστε την επιθεώρηση εξόδου πριν φύγει ο εργαζόμενος, όχι μετά. Οι απορίες λύνονται όσο είναι ακόμη εκεί.
Οι περισσότερες επιθεωρήσεις εξόδου που χάνονται είναι θέμα προγραμματισμού. Ορίζονται για την τελευταία μέρα, ο κόσμος συχνά φεύγει νωρίτερα, και η καταγραφή γίνεται τελικά σε άδειο δωμάτιο.
Προγραμματίστε κάθε επιθεώρηση όταν ανατίθεται το δωμάτιο, όχι όταν έρθει η ώρα της.
| Επιθεώρηση | Πότε την προγραμματίζετε | Πότε την κάνετε |
|---|---|---|
| Είσοδος από την ομάδα | Με την ανάθεση του δωματίου | Πριν από την παράδοση του κλειδιού |
| Είσοδος από τον ένοικο | Με την παράδοση του κλειδιού | Τις πρώτες μέρες της διαμονής |
| Έξοδος από τον ένοικο | Δύο εβδομάδες πριν από την αναχώρηση | Τις τελευταίες μέρες πριν φύγει |
| Έξοδος από την ομάδα | Δύο εβδομάδες πριν από την αναχώρηση | Πριν φύγει ο εργαζόμενος, ιδανικά παρουσία του |
| Κοινόχρηστοι χώροι | Στην αρχή της σεζόν | Αρχική επιθεώρηση και μετά σε σταθερό πρόγραμμα |
Πώς κάνει η Relyo τις επιθεωρήσεις εισόδου και εξόδου
Η Relyo είναι λογισμικό στέγασης προσωπικού για ξενοδοχεία και resorts. Εφαρμόζει αυτή τη λίστα σε κάθε διαμονή, από οποιοδήποτε κινητό, χωρίς χαρτιά.
- Τέσσερα σημεία ελέγχου ανά διαμονή: είσοδος και έξοδος, από την ομάδα και από τον ένοικο
- Επισήμανση διαμονών χωρίς επιθεώρηση εισόδου μετά από 7 ημέρες
- Η επιθεώρηση εξόδου της ομάδας δημιουργείται 15 ημέρες πριν από την αναχώρηση
- Φωτογραφίες μετρητών και χώρων, βίντεο και σημειώσεις ζημιών, από κάθε κινητό
- Λειτουργεί στον browser, χωρίς εγκατάσταση
- Λίστα παραλαβής δωματίου για τον ένοικο: υπάρχει, λείπει ή είναι χαλασμένο
- Ό,τι λείπει ή χάλασε γίνεται αυτόματα αίτημα
- Φωτογραφίες εισόδου και εξόδου δίπλα δίπλα, με τις διαφορές των μετρητών
- Η νέα ζημιά καταγράφεται χωριστά από την υπάρχουσα
- Κάποιος από την ομάδα σας αποφασίζει τι είναι νέο
- Η νέα ζημιά συνδέεται με τη διαμονή, με το κόστος επισκευής να αποδίδεται για τις αναφορές
- Καμία χρέωση για ζημιά που υπήρχε ήδη
- Το κόστος επισκευών αθροίζεται ανά ένοικο, διαμέρισμα και κατάλυμα
- Οι κοινόχρηστοι χώροι έχουν δικές τους επιθεωρήσεις, εξοπλισμό και αρχική επιθεώρηση
- Κάθε επιθεώρηση καταγράφει ποιος την ολοκλήρωσε και πότε
Το Operational Signals, η λίστα της Relyo με ό,τι θέλει την προσοχή σας κατά σειρά προτεραιότητας, επισημαίνει και τέσσερα κενά: επιθεώρηση εξόδου που δεν υποβλήθηκε αφού έφυγε κάποιος, ένοικο που εμφανίζεται ακόμη στο δωμάτιο μετά την ημερομηνία αναχώρησης, ένοικο που μπήκε πριν από 7 ή περισσότερες ημέρες χωρίς επιθεώρηση εισόδου και κοινόχρηστο χώρο που δεν έχει επιθεωρηθεί ποτέ.
Η απόδοση του κόστους επισκευών γίνεται για τις αναφορές. Η Relyo δεν χρεώνει ποτέ κανέναν και δεν διακινεί χρήματα.
Η λίστα αυτή είναι γενικός επιχειρησιακός οδηγός και όχι νομική συμβουλή.