Αρκεί το PMS σας για τη στέγαση προσωπικού;

Για τι είναι φτιαγμένο ένα ξενοδοχειακό PMS;

Ένα ξενοδοχειακό PMS (property management system) είναι φτιαγμένο για να πουλάει δωμάτια σε επισκέπτες και να διαχειρίζεται κάθε διαμονή επισκέπτη, από την κράτηση μέχρι την αναχώρηση.

Όλα σε ένα PMS οργανώνονται γύρω από την κράτηση. Η κράτηση συνδέει ένα προφίλ επισκέπτη, έναν τύπο δωματίου, μια τιμή, ημερομηνίες και ένα folio, δηλαδή τον λογαριασμό που συγκεντρώνει χρεώσεις μέχρι να πληρώσει ο επισκέπτης.

Γύρω από αυτόν τον πυρήνα βρίσκονται ο channel manager που δημοσιεύει διαθεσιμότητα σε OTA όπως το Booking.com και το Expedia, η μηχανή κρατήσεων, οι πληρωμές, το housekeeping ανάμεσα στις διαμονές και οι αναφορές εσόδων, όπως πληρότητα, ADR και RevPAR.

Για τους επισκέπτες, αυτός ο σχεδιασμός είναι ο σωστός. Ο επισκέπτης διαλέγει δωμάτιο, πληρώνει και φεύγει. Το PMS απαντά στις ερωτήσεις που κάνουν κάθε μέρα η υποδοχή και ο revenue manager: πόσο γεμάτοι είμαστε, σε ποια τιμή και ποιος φτάνει σήμερα.

Σε τι διαφέρει η στέγαση προσωπικού από μια διαμονή επισκέπτη;

Στη στέγαση προσωπικού, δίνετε σε κάθε εργαζόμενο δωμάτιο με βάση τη θέση του, τη βαθμίδα του και τους κανόνες σας, και η βαθμίδα ορίζει πόσο από το κόστος αναλαμβάνετε εσείς. Αυτό αλλάζει όσα πρέπει να γνωρίζει το σύστημα.

• Κατανομή δωματίων με κανόνες. Το δωμάτιο του καθενός εξαρτάται από τη βαθμίδα, το κάπνισμα, τα κατοικίδια, τα προαιρετικά δωμάτια ίδιου φύλου και το ποιος δικαιούται ατομικό δωμάτιο, και μετά από κριτήρια ταιριάσματος, όπως οι βάρδιες και το τμήμα. Το πόσα θα πλήρωνε κάποιος δεν παίζει ρόλο.
• Βαθμίδες και δικαιώματα. Η βαθμίδα είναι το επίπεδο στέγασης που ορίζει το δωμάτιο, το όριο κάλυψης λογαριασμών και την κάλυψη ενοικίου που δικαιούται κάποιος. Ο σεφ και μια εποχική καμαριέρα έχουν συνήθως διαφορετική βαθμίδα, και κάθε κανόνας πρέπει να εφαρμόζεται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά.
• Όρια και επιμερισμός λογαριασμών. Οι λογαριασμοί ρεύματος και νερού έρχονται ανά κτίριο ή διαμέρισμα. Κάποιος πρέπει να τους ελέγξει με βάση το όριο κάθε βαθμίδας και να τους μοιράσει δίκαια σε όσους έμειναν εκεί.
• Επιθεωρήσεις και απόδοση ζημιών. Οι έλεγχοι εισόδου και εξόδου με φωτογραφίες δείχνουν τι άλλαξε κατά τη διαμονή, ώστε μια νέα ζημιά να αποδίδεται στη σωστή διαμονή και κανείς να μη χρεώνεται για ζημιά που υπήρχε ήδη.
• Βλάβες που δηλώνει το προσωπικό. Οι εργαζόμενοι που στεγάζετε χρειάζονται έναν απλό τρόπο να δηλώσουν ότι χάλασε ο θερμοσίφωνας, με φωτογραφία, και οι συντηρητές μια λίστα με όσα πρέπει να φτιάξουν σήμερα.
• Μισθωμένα κτίρια. Κάποια ξενοδοχεία νοικιάζουν διαμερίσματα ή ολόκληρα κτίρια για το προσωπικό. Τα μισθωτήρια έχουν ενοίκιο, εγγυήσεις και ημερομηνίες λήξης που δεν πρέπει να πέφτουν πριν φύγουν όσοι μένουν εκεί.
• Κόστος ανά άτομο. Το HR και το λογιστήριο θέλουν να ξέρουν πόσο κοστίζει η στέγαση ανά άτομο, ανά τμήμα και ανά βαθμίδα: ενοίκιο για τα κτίρια που μισθώνετε, λογαριασμοί μαζί με τις υπερβάσεις, ζημιές και επισκευές.
• Σεζόν και επαναπρόσληψη. Τα εποχικά ξενοδοχεία λειτουργούν από σεζόν σε σεζόν. Στο τέλος κάθε σεζόν αποφασίζετε ποιους θέλετε πίσω και μεταφέρετε ανθρώπους και κτίρια στην επόμενη.

Πώς περνούν τα ξενοδοχεία το προσωπικό στο PMS;

Τα ξενοδοχεία συνήθως περνούν το προσωπικό στο PMS με έναν από τρεις τρόπους. Κάθε σύστημα που πουλάει δωμάτια μπορεί επίσης να κρατήσει ένα δωμάτιο για κάποιον που δεν πληρώνει.

Μπλοκαρισμένα ή εκτός λειτουργίας δωμάτια

Η πιο απλή λύση είναι να βγάλετε τα δωμάτια του προσωπικού από την πώληση, με μπλοκάρισμα ή με κατάσταση out of order. Το δωμάτιο δεν εμφανίζεται πια στις πλατφόρμες κρατήσεων. Το PMS όμως δεν ξέρει τίποτα για το ποιος κοιμάται εκεί και για πόσο.

Κρατήσεις house use ή complimentary

Ένα βήμα παραπέρα είναι μια κανονική κράτηση με μηδενική τιμή, complimentary ή house use. Στο Oracle OPERA Cloud ένας κωδικός τιμής μπορεί να χαρακτηριστεί House Use, και από την έκδοση 25.4 η οθόνη Property Availability δείχνει χωριστά πόσα δωμάτια είναι House Use.

Έχετε ένα όνομα στο δωμάτιο και ημερομηνίες στο ημερολόγιο. Οι κωδικοί όμως πρέπει να ρυθμιστούν και να χρησιμοποιούνται με συνέπεια. Αλλιώς οι διαμονές του προσωπικού ανακατεύονται με τις διαμονές επισκεπτών στη διαθεσιμότητα και στην πληρότητα.

Κρατήσεις μακράς διαμονής με μηνιαία χρέωση

Κάποια PMS χειρίζονται καλά τις μακροχρόνιες διαμονές. Το Mews θεωρεί μακροχρόνιες τις διαμονές 30 ημερών και πάνω, με μηνιαία χρέωση και προαιρετική αναλογική χρέωση για τους μήνες με μερική διαμονή, και ένα προφίλ μπορεί να πάρει την έτοιμη κατηγορία «Staff». Στο OPERA Cloud, οι fixed charges περνούν ένα επαναλαμβανόμενο ποσό στο folio μιας κράτησης.

Ξενοδοχεία με Protel, Cloudbeds ή Hotelizer μπορούν επίσης να περάσουν το προσωπικό ως απλές κρατήσεις για όλη τη διάρκεια της διαμονής, με τα εργαλεία κρατήσεων που ήδη έχουν αυτά τα συστήματα.

Κάθε μία από αυτές τις λύσεις κάνει αυτό που υπόσχεται: βγάζει ένα δωμάτιο από την πώληση και του βάζει ένα όνομα. Καμία δεν μετατρέπει ένα PMS επισκεπτών σε σύστημα στέγασης προσωπικού.

Πού σταματά η λύση μέσα από το PMS;

Η λύση μέσα από το PMS σταματά σε όλα όσα γίνονται αφού μπει ο εργαζόμενος στο δωμάτιο. Εκεί συνήθως εμφανίζεται ένα δεύτερο Excel, έξω από το PMS.

Επιπλέον, η δουλειά καταλήγει σε λάθος τμήμα. Κάθε μετακίνηση εργαζομένου γίνεται αλλαγή κράτησης, συνήθως από την υποδοχή, μια ομάδα που ασχολείται με τους επισκέπτες. Και το PMS δεν καταγράφει αν μια κατανομή τήρησε τους δικούς σας κανόνες, γιατί αυτοί οι κανόνες βρίσκονται εκτός PMS.

Πότε αρκεί το PMS για τη στέγαση προσωπικού;

Το PMS αρκεί όταν η στέγαση προσωπικού είναι μικρή, βρίσκεται μέσα στο ξενοδοχείο και αφορά μικρά ποσά. Συνήθως αυτό σημαίνει ότι ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• Στεγάζετε λίγους ανθρώπους, σε δωμάτια μέσα στο ξενοδοχείο.
• Όλοι παίρνουν το ίδιο είδος δωματίου, οπότε δεν υπάρχουν βαθμίδες ή δικαιώματα να εφαρμόσετε.
• Οι λογαριασμοί είναι μέρος των λογαριασμών του ξενοδοχείου και δεν χρειάζεται έλεγχος ανά άτομο.
• Δεν νοικιάζετε κτίρια για το προσωπικό.
• Κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει πόσο κοστίζει η στέγαση ανά άτομο.

Σε αυτή την περίπτωση, μια κράτηση house use ή μακράς διαμονής είναι λογική επιλογή. Ένα ακόμη σύστημα θα πρόσθετε δουλειά χωρίς να δίνει νέες απαντήσεις.

Πότε χρειάζεστε ξεχωριστό σύστημα στέγασης προσωπικού;

Χρειάζεστε ξεχωριστό σύστημα στέγασης προσωπικού μόλις το προσωπικό μένει σε ξεχωριστά ή μισθωμένα κτίρια, ή μόλις η στέγαση αποκτήσει δικούς της κανόνες και κόστη. Τα συνηθισμένα σημάδια:

• Το προσωπικό μένει σε ξεχωριστά κτίρια ή διαμερίσματα, ιδιόκτητα ή μισθωμένα, που δεν ανήκουν στα δωμάτια που πουλάτε σε επισκέπτες.
• Έχετε διαφορετικά επίπεδα στέγασης ανάλογα με τη θέση ή την αρχαιότητα, και οι εργαζόμενοι το καταλαβαίνουν όταν οι κανόνες δεν εφαρμόζονται με τον ίδιο τρόπο για όλους.
• Οι λογαριασμοί ρεύματος και νερού στα καταλύματα του προσωπικού είναι μεγάλοι και κανείς δεν ξέρει ποιος ξεπερνά το όριό του.
• Τα δωμάτια παραδίδονται χωρίς έλεγχο εισόδου, οπότε κάθε ζημιά που βρίσκετε κατά την αναχώρηση καταλήγει σε διαφωνία.
• Τα αιτήματα για βλάβες έρχονται σε ομάδες στο Viber ή στο WhatsApp και χάνονται.
• Τα μισθωτήρια των κτιρίων λήγουν ή ανανεώνονται χωρίς να ελέγχει κανείς τις ημερομηνίες σε σχέση με όσους μένουν ακόμη στο κτίριο.
• Το HR θέλει κόστος ανά άτομο για να κάνει καλύτερες προσφορές εργασίας, και το λογιστήριο θέλει να δει πού πάνε τα χρήματα.
• Προσλαμβάνετε εποχικά και πρέπει να αποφασίσετε ποιους θα φέρετε πίσω την επόμενη χρονιά.

Σε αυτό το σημείο, το ερώτημα δεν είναι πια αν το PMS μπορεί να βάλει ένα όνομα σε ένα δωμάτιο. Είναι πού πρέπει να καταγράφονται τα δικαιώματα, οι επιθεωρήσεις, οι λογαριασμοί, οι μισθώσεις και τα κόστη. Συχνά, η απάντηση σήμερα είναι ένα Excel και μια ομάδα στο Viber που την ενημερώνουν ένας ή δύο άνθρωποι.

Τι καλύπτει ένα σύστημα στέγασης προσωπικού που δεν καλύπτει ένα PMS;

Ένα σύστημα στέγασης προσωπικού είναι φτιαγμένο γύρω από τους ανθρώπους που στεγάζετε και τα κτίρια όπου μένουν. Δίνει σε κάθε ομάδα τα στοιχεία που δεν έχουν θέση σε ένα PMS:

• HR: βαθμίδες, κανόνες δωματίων και ποιος δικαιούται ατομικό δωμάτιο, με τον ίδιο τρόπο για όλους.
• Ομάδα στέγασης: αναθέσεις δωματίων και κρεβατιών, επιθεωρήσεις εισόδου και εξόδου, και αιτήματα για βλάβες από τους εργαζόμενους που στεγάζετε.
• Συντήρηση: οι εργασίες κάθε συντηρητή, με φωτογραφίες και κόστος επισκευής.
• Οικονομικό και λογιστήριο: λογαριασμοί ελεγμένοι με βάση τα όρια, ενοίκια και ημερομηνίες μισθώσεων για τα κτίρια που μισθώνετε, και κόστος ανά άτομο ανά κατάλυμα, τμήμα και βαθμίδα.

Τι κάνει η Relyo για τη στέγαση προσωπικού;

Η Relyo είναι λογισμικό στέγασης προσωπικού για ξενοδοχεία και resorts: μία πλατφόρμα όπου HR, οικονομικό και λογιστήριο, τμήμα λειτουργιών και στέγαση δουλεύουν στο ίδιο κοινό αρχείο για δωμάτια, προσωπικό, επιθεωρήσεις, βλάβες, λογαριασμούς, ενοίκια και κόστος. Είναι ξεχωριστό σύστημα μόνο για τη στέγαση προσωπικού. Οι επισκέπτες μένουν στο PMS σας· η Relyo δεν συνδέεται με αυτό και δεν είναι πρόσθετο.

Η Relyo αντικαθιστά τα Excel, τις ομάδες στο Viber και τις χάρτινες λίστες ελέγχου της στέγασης προσωπικού. Η δουλειά κάθε ομάδας τροφοδοτεί τις άλλες μέσα στο ίδιο αρχείο. Το HR ορίζει τις βαθμίδες και το Smart Match, το εργαλείο κατανομής δωματίων της Relyo, τις χρησιμοποιεί για να προτείνει δωμάτια. Το οικονομικό τμήμα και το λογιστήριο βλέπουν το κόστος ανά ένοικο, ανά κατάλυμα, τμήμα και βαθμίδα, χωρίς να διασταυρώνουν αρχεία Excel. Τα δικαιώματα ανά τμήμα ορίζουν ποιος βλέπει ή διαχειρίζεται τι, και τα οικονομικά στοιχεία τα βλέπουν μόνο οι χρήστες με ρόλο Ιδιοκτήτη ή Διαχειριστή.

Το Smart Match προτείνει δωμάτια για όσους χρειάζονται ακόμη στέγαση, μέσα σε 6 υποχρεωτικούς κανόνες όπως η χωρητικότητα κρεβατιών, τα κατοικίδια, το κάπνισμα και οι κανόνες δωματίων κάθε βαθμίδας. Ελέγχετε τη λίστα και την αποδέχεστε με ένα κλικ.

Κάθε διαμονή έχει τέσσερα σημεία επιθεώρησης, με φωτογραφίες και ενδείξεις μετρητών. Η Relyo δημιουργεί την επιθεώρηση εξόδου 15 ημέρες πριν από την αναχώρηση και επισημαίνει τις διαμονές χωρίς επιθεώρηση εισόδου. Η ομάδα σας σημειώνει τι είναι καινούργιο και το συνδέει με τη διαμονή. Η απόδοση του κόστους γίνεται μόνο για τις αναφορές, και κανείς δεν χρεώνεται για ζημιά που υπήρχε ήδη. Οι εργαζόμενοι δηλώνουν βλάβες από το κινητό τους και προσθέτουν φωτογραφίες στο αίτημα.

Οι λογαριασμοί ελέγχονται με βάση το όριο κάθε βαθμίδας και μοιράζονται ανάλογα με τις ημέρες που έμεινε ο καθένας. Για τα κτίρια που μισθώνετε, η Relyo παρακολουθεί ενοίκια, εγγυήσεις και ημερομηνίες μισθώσεων. Οι αναφορές κόστους δείχνουν τι κοστίζει κάθε ένοικος, ανά κατάλυμα, τμήμα και βαθμίδα: ενοίκιο για τα κτίρια που μισθώνετε, λογαριασμοί μαζί με τις υπερβάσεις, ζημιές και επισκευές.

Η αρχική ρύθμιση δεν χρειάζεται έργο διασύνδεσης. Εισάγετε τη λίστα του προσωπικού από αρχείο CSV ή Excel (έως 500 γραμμές ανά αρχείο) και η ομάδα της Relyo σας βοηθά να στήσετε τα καταλύματά σας. Η Relyo δεν έχει διασύνδεση με PMS, σύστημα HR ή λογιστικό πρόγραμμα και δεν έχει API. Παρακολουθεί ενοίκια και μερίδια λογαριασμών, και οι πληρωμές γίνονται εκτός Relyo.

Έχουμε συγκρίνει τη Relyo με πέντε PMS επισκεπτών: Cloudbeds, Mews, Oracle OPERA Cloud, Protel και Hotelizer. Κάθε σύγκριση έχει δική της σελίδα στις Συγκρίσεις, με πηγές για κάθε αναφορά στο άλλο προϊόν.