Πώς οργανώνετε τη στέγαση προσωπικού του ξενοδοχείου στη σεζόν

Οι επτά φάσεις της σεζόν στη στέγαση προσωπικού

Η σεζόν στη στέγαση προσωπικού έχει επτά φάσεις, και κάθε φάση δίνει πληροφορίες στην επόμενη. Η λίστα κρεβατιών που φτιάχνετε πριν από το άνοιγμα καθορίζει την κατανομή δωματίων. Η επιθεώρηση εισόδου είναι η βάση κάθε συζήτησης για ζημιές κατά την αναχώρηση. Οι λογαριασμοί που ελέγχετε μέσα στη σεζόν γίνονται η ανασκόπηση κόστους στο τέλος.

Τα βήματα αριθμούνται συνεχόμενα για όλη τη σεζόν, ώστε να γίνουν μία ενιαία λίστα για την ομάδα σας. Κάθε φάση κλείνει με μια σύντομη λίστα ελέγχου με όσα πρέπει να ισχύουν πριν προχωρήσετε.

Πριν από τη σεζόν: καταλύματα, κανόνες και χωρητικότητα

Πριν ξεκινήσει η σεζόν χρειάζεστε τρία πράγματα: ακριβή λίστα κρεβατιών, γραπτούς κανόνες στέγασης και κάθε κατάλυμα έτοιμο να υποδεχτεί το προσωπικό.

Βήμα 1: Καταγράψτε κάθε κατάλυμα, δωμάτιο και κρεβάτι

Καταγράψτε κάθε κατάλυμα που χρησιμοποιείτε, ιδιόκτητο ή μισθωμένο, μέχρι το επίπεδο του δωματίου και του κρεβατιού. Μην ξεχάσετε τους κοινόχρηστους χώρους, όπως κουζίνες, πλυσταριά και μπάνια.

Σημειώστε τι πρέπει να έχει κάθε τύπος δωματίου: κρεβάτια, λευκά είδη, ντουλάπα, ψυγείο, κλειδιά. Αυτή η λίστα εξοπλισμού γίνεται αργότερα η λίστα της επιθεώρησης, οπότε αξίζει να τη φτιάξετε σωστά μία φορά.

Βήμα 2: Γράψτε κανόνες στέγασης ανά βαθμίδα

Αποφασίστε ποιος δικαιούται τι πριν σας το ζητήσει κανείς. Χωρίστε το προσωπικό σε βαθμίδες. Η βαθμίδα είναι το επίπεδο στέγασης που ορίζει το δωμάτιο, το όριο κάλυψης λογαριασμών και την κάλυψη ενοικίου που δικαιούται κάποιος. Συνηθισμένες βαθμίδες είναι οι προϊστάμενοι τμημάτων, οι υπάλληλοι και οι ασκούμενοι.

Για κάθε βαθμίδα ορίστε τον τύπο δωματίου, αν δικαιούται ατομικό δωμάτιο, το όριο κάλυψης λογαριασμών ρεύματος και νερού και ποιος πληρώνει πάνω από το όριο. Κανόνες που υπάρχουν μόνο στο μυαλό ενός ανθρώπου φέρνουν άνισες προσφορές και εντάσεις στη μέση της σεζόν.

Βήμα 3: Ετοιμάστε και ελέγξτε κάθε κτίριο

Περάστε από κάθε κτίριο πριν από το άνοιγμα. Επισκευάστε ό,τι έχει χαλάσει, ελέγξτε ζεστό νερό, θέρμανση ή κλιματισμό, ανιχνευτές καπνού και κλειδαριές, και φωτογραφίστε κάθε δωμάτιο έτοιμο.

Για τα κτίρια που μισθώνετε, βεβαιωθείτε ότι η μίσθωση διαρκεί μέχρι να φύγει και ο τελευταίος εργαζόμενος, όχι μόνο μέχρι το επίσημο τέλος της σεζόν. Σημειώστε πότε πληρώνεται το ενοίκιο, την προθεσμία καταγγελίας και ποιος πληρώνει κάθε λογαριασμό.

Λίστα ελέγχου: πριν από τη σεζόν

• Κάθε κατάλυμα, δωμάτιο και κρεβάτι καταγεγραμμένο, μαζί με τους κοινόχρηστους χώρους
• Λίστα εξοπλισμού για κάθε τύπο δωματίου
• Βαθμίδες γραμμένες: κανόνες δωματίου, όριο κάλυψης λογαριασμών, ποιος πληρώνει πάνω από αυτό
• Κανόνες στέγασης εγκεκριμένοι από το HR, και από το λογιστήριο αν υπάρχει επιμερισμός κόστους
• Αυτοψία πριν από τη σεζόν και φωτογραφίες δωματίων
• Μισθώσεις ελεγμένες σε σχέση με την τελευταία αναχώρηση (για τα κτίρια που μισθώνετε)
• Ένας συγκεκριμένος υπεύθυνος στέγασης

Αφίξεις και κατανομή δωματίων

Η κατανομή δωματίων ξεκινά από μια καθαρή λίστα αφίξεων: ποιος έρχεται, πότε, για πόσο και τι χρειάζεται.

Βήμα 4: Συγκεντρώστε τα στοιχεία που κρίνουν το δωμάτιο

Από το HR ή όποιον κάνει τις προσλήψεις, πάρτε για κάθε άφιξη τμήμα, βαθμίδα, ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης και βάρδια.

Έπειτα συγκεντρώστε όσα καθορίζουν ποιος μπορεί να μοιραστεί δωμάτιο: φύλο αν έχετε δωμάτια ανά φύλο, κάπνισμα, κατοικίδια, αν έχει αυτοκίνητο και ποιες γλώσσες μιλά. Ρωτήστε μία φορά, με μια σύντομη φόρμα, αντί να κυνηγάτε τον καθένα στο τηλέφωνο την εβδομάδα πριν από το άνοιγμα.

Βήμα 5: Κατανείμετε πρώτα με τους κανόνες και μετά με τα κριτήρια ταιριάσματος

Εφαρμόστε πρώτα τους υποχρεωτικούς κανόνες: χωρητικότητα κρεβατιών, δικαιώματα βαθμίδας, κάπνισμα, κατοικίδια και δωμάτια ανά φύλο.

Μετά κοιτάξτε ποιος ταιριάζει με ποιον. Όσοι δουλεύουν νυχτερινή βάρδια κοιμούνται καλύτερα μακριά από όσους ξεκινούν νωρίς. Όσοι δεν έχουν αυτοκίνητο πρέπει να μένουν πιο κοντά στο ξενοδοχείο. Όσοι μιλούν την ίδια γλώσσα προσαρμόζονται πιο γρήγορα. Ελέγξτε και τις ημερομηνίες: ένα κρεβάτι που ελευθερώνεται την 1η Ιουνίου δεν βοηθά κάποιον που φτάνει στις 25 Μαΐου.

Ξαναδείτε τη λίστα δύο εβδομάδες πριν από κάθε κύμα αφίξεων. Όποιος είναι επιβεβαιωμένος και δεν έχει ακόμη κρεβάτι είναι πρόβλημα που λύνεται τώρα, όχι την ημέρα που φτάνει.

Λίστα ελέγχου: αφίξεις και κατανομή

• Λίστα αφίξεων με ημερομηνίες, τμήμα, βαθμίδα και βάρδια
• Στοιχεία συγκατοίκησης: κάπνισμα, κατοικίδια, αυτοκίνητο, γλώσσες
• Κάθε ανάθεση ελεγμένη με τους κανόνες της βαθμίδας
• Νυχτερινές και πρωινές βάρδιες χωριστά όπου γίνεται
• Κανείς με άφιξη μέσα σε 14 ημέρες χωρίς κρεβάτι
• Κάθε άφιξη έχει ενημερωθεί για διεύθυνση, δωμάτιο, παράδοση κλειδιών και κανόνες

Είσοδος: επιθεώρηση, καταγραφή και ενημέρωση

Η είσοδος είναι η στιγμή που προστατεύει και τις δύο πλευρές, γιατί ό,τι καταγράφετε τώρα κρίνει κάθε συζήτηση για ζημιές στο τέλος της διαμονής.

Βήμα 6: Επιθεωρήστε το δωμάτιο κατά την άφιξη

Κάντε επιθεώρηση εισόδου σε κάθε διαμονή. Βγάλτε φωτογραφίες ανά χώρο, πάρτε και φωτογραφίστε τις ενδείξεις των μετρητών ρεύματος και νερού, και σημειώστε κάθε υπάρχουσα ζημιά, όσο μικρή κι αν είναι.

Ζητήστε από κάθε εργαζόμενο να ελέγξει το δωμάτιο με τη λίστα εξοπλισμού τις πρώτες μέρες και να δηλώσει ό,τι λείπει ή είναι χαλασμένο. Καταγράψτε ποιος έκανε κάθε έλεγχο και πότε.

Βήμα 7: Εξηγήστε τους κανόνες και πώς δηλώνεται ένα πρόβλημα

Δώστε σε όλους όσους στεγάζετε την ίδια σύντομη ενημέρωση: ώρες ησυχίας, επισκέψεις, καθαριότητα κοινόχρηστων χώρων, τι περιλαμβάνει το όριο κάλυψης λογαριασμών και πού ακριβώς δηλώνεται ένα πρόβλημα. Ένα κανάλι αναφοράς δουλεύει καλύτερα από ένα μείγμα τηλεφωνημάτων, ομάδων στο Viber ή στο WhatsApp και μηνυμάτων στο προσωπικό κινητό του υπευθύνου.

Λίστα ελέγχου: είσοδος

• Επιθεώρηση εισόδου με φωτογραφίες για κάθε διαμονή
• Ενδείξεις μετρητών καταγεγραμμένες με φωτογραφία
• Ό,τι λείπει ή είναι χαλασμένο καταγεγραμμένο για να το φτιάξει η ομάδα
• Κανόνες και κανάλι αναφοράς εξηγημένα
• Έχετε ελέγξει κάθε διαμονή που έμεινε χωρίς επιθεώρηση εισόδου 7 ημέρες μετά την άφιξη

Κατά τη διαμονή: επισκευές, αλλαγές και έγκαιρες ειδοποιήσεις

Μέσα στη σεζόν, η δουλειά είναι να διορθώνετε γρήγορα και να εντοπίζετε τα μικρά προβλήματα πριν γίνουν ακριβά.

Βήμα 8: Όλες οι επισκευές σε μία λίστα με παρακολούθηση

Κάθε αίτημα χρειάζεται υπεύθυνο, σοβαρότητα και κατάσταση. Τα κρίσιμα, όπως έλλειψη ζεστού νερού, χαλασμένη κλειδαριά ή διαρροή, προηγούνται. Κρατήστε τις φωτογραφίες μαζί με το αίτημα και κλείστε το μόνο όταν επιβεβαιωθεί η επισκευή. Τα αιτήματα που μένουν δύο εβδομάδες χωρίς κίνηση είναι αυτά που γίνονται παράπονα.

Βήμα 9: Εντοπίστε τα προβλήματα που επαναλαμβάνονται

Τρία αιτήματα σε μία εβδομάδα για τον ίδιο θερμοσίφωνα σημαίνουν ότι ο θερμοσίφωνας θέλει ουσιαστική λύση, όχι τέταρτη επίσκεψη. Ένας εργαζόμενος που ανοίγει το ένα αίτημα μετά το άλλο μπορεί να έχει πραγματικό πρόβλημα με το δωμάτιο ή με τον συγκάτοικο. Δείτε τα επαναλαμβανόμενα θέματα ανά κατάλυμα μία φορά την εβδομάδα.

Βήμα 10: Κρατήστε τη λίστα δωματίων ενημερωμένη

Μέσα στη σεζόν κάποιοι φεύγουν νωρίτερα, αλλάζουν τμήμα ή παίρνουν προαγωγή. Ενημερώστε αναθέσεις και βαθμίδες την ίδια μέρα, γιατί ο επιμερισμός λογαριασμών, το κόστος και το δωμάτιο της επόμενης άφιξης εξαρτώνται από τη σωστή καταγραφή.

Για τα κτίρια που μισθώνετε, παρακολουθήστε τις ημερομηνίες πληρωμής ενοικίου και λήξης της μίσθωσης, ώστε η μίσθωση να μη λήξει ενώ μένουν ακόμη εργαζόμενοι εκεί.

Λίστα ελέγχου: κατά τη διαμονή

• Ένα σημείο για όλα τα αιτήματα επισκευής, το καθένα με υπεύθυνο
• Τα κρίσιμα αιτήματα πρώτα
• Εβδομαδιαία ανασκόπηση επαναλαμβανόμενων θεμάτων ανά κατάλυμα
• Πρόωρες αναχωρήσεις και αλλαγές βαθμίδας ενημερωμένες την ίδια μέρα
• Ημερομηνίες ενοικίου και μισθώσεων υπό παρακολούθηση για τα κτίρια που μισθώνετε

Λογαριασμοί: ελέγξτε κάθε λογαριασμό με βάση τους κανόνες

Ελέγξτε κάθε λογαριασμό κοινής ωφέλειας όταν έρχεται, όχι στο τέλος της χρονιάς. Τότε προλαβαίνετε ακόμη να κάνετε κάτι.

Βήμα 11: Συγκρίνετε κάθε λογαριασμό με το όριο

Καταχωρήστε κάθε λογαριασμό ρεύματος, νερού και αερίου ανά κατάλυμα, με την περίοδο χρέωσης και την κατανάλωση. Συγκρίνετέ τον με το όριο των βαθμίδων που μένουν εκεί και με τους πρόσφατους λογαριασμούς του ίδιου καταλύματος.

Ένας λογαριασμός διπλάσιος από τον συνηθισμένο αξίζει μια επίσκεψη: χαλασμένος θερμοσίφωνας, κλιματιστικό ανοιχτό όλη μέρα ή περισσότεροι άνθρωποι από κρεβάτια. Και ένας λογαριασμός που δεν έχει έρθει ακόμη είναι πρόβλημα, γιατί μπορεί να έρθει αργότερα και με μεγαλύτερο ποσό.

Βήμα 12: Επιμερίστε τους κοινούς λογαριασμούς με βάση τις ημέρες

Όταν σε ένα δωμάτιο ή διαμέρισμα μένουν συγκάτοικοι, μοιράστε τον λογαριασμό με βάση τις ημέρες που έμεινε πραγματικά ο καθένας μέσα στην περίοδο χρέωσης.

Έπειτα εφαρμόστε την πολιτική κάθε βαθμίδας: πληρώνει όλο το ξενοδοχείο, πληρώνει όλο ο εργαζόμενος, ή το ξενοδοχείο πληρώνει μέχρι το όριο και ο εργαζόμενος τη διαφορά. Ενημερώστε τον καθένα νωρίς για το μερίδιό του, μαζί με τον υπολογισμό.

Ο υπολογισμός: το μερίδιο του καθενός είναι το ποσό του λογαριασμού επί τις ημέρες διαμονής του στην περίοδο χρέωσης, διά το σύνολο των ημερών διαμονής όλων όσων έμειναν εκεί την ίδια περίοδο.

Λίστα ελέγχου: λογαριασμοί

• Κάθε λογαριασμός καταχωρημένος ανά κατάλυμα, με περίοδο και κατανάλωση
• Κάθε λογαριασμός συγκρίθηκε με το όριο της βαθμίδας
• Ασυνήθιστα υψηλοί λογαριασμοί και λογαριασμοί που λείπουν διερευνήθηκαν
• Κοινοί λογαριασμοί επιμερισμένοι με βάση τις ημέρες
• Ο καθένας ενημερώθηκε για το μερίδιό του, με τον υπολογισμό

Έξοδος: νέα επιθεώρηση και δίκαιη απόφαση για τις ζημιές

Μια δίκαιη έξοδος συγκρίνει το δωμάτιο με την καταγραφή της εισόδου, χώρο προς χώρο, και καταγράφει στη διαμονή μόνο τις νέες ζημιές.

Βήμα 13: Προγραμματίστε την επιθεώρηση εξόδου πριν από την αναχώρηση

Προγραμματίστε κάθε επιθεώρηση εξόδου περίπου δύο εβδομάδες πριν από την αναχώρηση και κάντε τη την ημέρα που φεύγει ο εργαζόμενος, ώστε να μη φύγει κανείς χωρίς αυτήν. Επαναλάβετε ό,τι κάνατε στην επιθεώρηση εισόδου: φωτογραφίες ανά χώρο, ενδείξεις μετρητών και λίστα εξοπλισμού.

Βήμα 14: Συγκρίνετε το πριν και το μετά και αποφασίστε

Βάλτε δίπλα δίπλα τις φωτογραφίες εισόδου και εξόδου. Ζημιά που είχε καταγραφεί στην επιθεώρηση εισόδου δεν βαραίνει τον εργαζόμενο που φεύγει. Για κάθε νέα ζημιά αποφασίζετε: επισκευή, ανάκτηση του κόστους σύμφωνα με τους κανόνες σας ή κάλυψη από την επιχείρηση. Στη Relyo, η απόδοση ευθύνης χρησιμεύει μόνο για τις αναφορές και δεν χρεώνεται τίποτα.

Καταγράψτε κάθε απόφαση, γιατί οι εκκρεμείς αναφορές ζημιών μαζεύονται γρήγορα στο τέλος της σεζόν. Αν κρατάτε εγγυήσεις, συμψηφίστε τις μόνο με βάση όσα δείχνουν τα τεκμήρια.

Λίστα ελέγχου: έξοδος

• Επιθεώρηση εξόδου προγραμματισμένη πριν από κάθε αναχώρηση
• Φωτογραφίες και ενδείξεις μετρητών κατά την αναχώρηση
• Είσοδος και έξοδος συγκρίθηκαν χώρο προς χώρο
• Απόφαση καταγεγραμμένη για κάθε νέα ζημιά
• Εγγυήσεις συμψηφισμένες με βάση τα τεκμήρια
• Κλειδιά και πρόσβαση επιστράφηκαν

Τέλος σεζόν: ανασκόπηση κόστους και επαναπρόσληψη

Στο τέλος της σεζόν, οι καταγραφές που κρατήσατε γίνονται αποφάσεις για την επόμενη χρονιά.

Βήμα 15: Δείτε το κόστος ανά άτομο, κατάλυμα και βαθμίδα

Αθροίστε τι κόστισε η στέγαση: ενοίκιο για τα κτίρια που μισθώνετε, λογαριασμοί μαζί με τις υπερβάσεις πάνω από τα όρια, ζημιές και επισκευές. Διαιρέστε με τον αριθμό των ανθρώπων που στεγάσατε και με τις ημέρες που έμειναν, και αναλύστε ανά κατάλυμα, βαθμίδα και τμήμα.

Κοιτάξτε και τα άδεια κρεβάτια: ένα κτίριο που έμεινε μισοάδειο όλη τη σεζόν σημαίνει μια απόφαση για τη χωρητικότητα της επόμενης χρονιάς. Συγκρίνετε με την προηγούμενη σεζόν αν έχετε τα στοιχεία.

Βήμα 16: Συγκρίνετε τα καταλύματα και φτιάξτε τη λίστα επαναπρόσληψης

Βάλτε τα καταλύματα δίπλα δίπλα με βάση τις επισκευές ανά άτομο και το κόστος συντήρησης. Για τους ανθρώπους, δείτε το ιστορικό στέγασης (αν ολοκλήρωσαν τη διαμονή, αν υπήρξαν ζημιές, αν ξεπέρασαν το όριο κάλυψης λογαριασμών) μαζί με την άποψη του προϊσταμένου τους, για να αποφασίσετε ποιους θέλετε πίσω. Επικοινωνήστε νωρίς με όσους θέλετε να επιστρέψουν, πριν το κάνουν άλλοι εργοδότες.

Βήμα 17: Στήστε την επόμενη σεζόν με βάση αυτή

Μεταφέρετε καταλύματα, λίστες δωματίων, λίστες εξοπλισμού και ανθρώπους, και διορθώστε ό,τι σας έμαθε η σεζόν: όρια που ήταν πολύ σφιχτά ή πολύ χαλαρά, κτίρια που θα αφήσετε ή θα επαναδιαπραγματευτείτε, δωμάτια που χρειάστηκαν υπερβολικά πολλές επισκευές.

Λίστα ελέγχου: τέλος σεζόν

• Συνολικό κόστος στέγασης και κόστος ανά άτομο υπολογισμένα
• Κόστος αναλυμένο ανά κατάλυμα, βαθμίδα και τμήμα
• Άδεια κρεβάτια και μισοάδεια κτίρια εξετάστηκαν
• Καταλύματα συγκρίθηκαν σε επισκευές και κόστος συντήρησης
• Απόφαση επαναπρόσληψης καταγεγραμμένη για κάθε υποψήφιο
• Καταλύματα, κανόνες και άνθρωποι έτοιμοι για την επόμενη σεζόν

Πού βοηθά ένα λογισμικό στέγασης προσωπικού

Ένα λογισμικό στέγασης προσωπικού, ή λογισμικό για καταλύματα προσωπικού, κρατά όλα τα παραπάνω βήματα σε ένα σύστημα. Κάθε βήμα γίνεται και με Excel και χαρτί, αλλά αυτά που ξεφεύγουν πιο συχνά είναι οι υπενθυμίσεις, οι διασταυρώσεις και τα σύνολα κόστους, και αυτά ένα λογισμικό τα κάνει αυτόματα.

Η Relyo είναι λογισμικό στέγασης προσωπικού για ξενοδοχεία και resorts: μία πλατφόρμα όπου HR, οικονομικό και λογιστήριο, τμήμα λειτουργιών και στέγαση δουλεύουν στο ίδιο κοινό αρχείο. Είναι ξεχωριστό σύστημα μόνο για τη στέγαση προσωπικού. Ο πίνακας δείχνει τι αναλαμβάνει η Relyo σε κάθε φάση και ποια λειτουργία το κάνει.

Το Relyo AI, ο ενσωματωμένος βοηθός, απαντά σε ερωτήσεις όπως «ποιος δεν έχει ακόμη δωμάτιο για την επόμενη εβδομάδα;» και μπορεί να ετοιμάσει αλλαγές, αλλά τίποτα δεν αλλάζει χωρίς την έγκρισή σας.

Η λίστα του προσωπικού εισάγεται από αρχείο CSV ή Excel, και η αρχική ρύθμιση γίνεται μαζί με την ομάδα της Relyo. Η Relyo δεν συνδέεται με PMS, συστήματα HR ή λογιστικά προγράμματα και δεν έχει API.